l servizio di archiviazione ottica documentale consiste nella conversione del materiale cartaceo in files digitali di rapida consultazione.

Questa soluzione è finalizzata sia all’ abbattimento dei costi di tenuta dell’archivio, il quale implica uno sfruttamento notevole di risorse logistiche, sia all’ ottimizzazione temporale della ricerca di dati in esso presenti.

L’archiviazione ottica è un servizio tecnologicamente avanzato che permette di migliorare l’accessibilità ai propri documenti. In materia di infrazioni al Codice della Strada tale tecnologia consente l’eliminazione dei tradizionali faldoni, la cui ricerca dei documenti inseriti necessita a volte di un forte dispendio di tempo.

Normalizzazione del materiale cartaceo:
Il primo intervento propedeutico consiste nella normalizzazione del materiale cartaceo, ovvero nella rimozione di attaches, graffette e tutto quanto concerne i supporti di cancelleria spesso utilizzati. La fase operativa che segue consiste nel controllo accurato delle singole pagine affinché siano esenti da piegature, da bordi irregolari o da materiale spurio.

Digitalizzazione del materiale cartaceo:
Si passa poi a alla fase più specificamente tecnica della scansione ed archiviazione ottica dell’archivio cartaceo. La carta, appositamente riordinata e composta, viene tutta digitalizzata tramite appositi scanner professionali che ne permettono la conversione da analogico in digitale. Completata la scansione si procede al controllo di qualità sui files digitalizzati ed in ordine si provvede:

• verifica delle immagini: controllo delle immagini digitalizzate e, in caso di accertamento di bassa qualità, riacquisizione delle stesse;
• pulizia delle immagini: i files digitalizzati vengono verificati e trattati per eliminarne macchie;
• rotazione delle immagini: in questa fase le immagini vengono rotate ove il senso di lettura non sia corretto;

Indicizzazione dei file digitali:
È anche prevista una indicizzazione a tappeto dei nomi presenti nei singoli atti, tramite l’indicizzazione dei metadati, ossia la raccolta delle informazioni fondamentali del documento, è possibile con parole chiave ritrovare i dati in ogni momento, senza la mediazione di registri di protocollo, eliminando i lunghi tempi di ricerca del cartaceo.

Congiuntamente al servizio di gestione in outsourcing delle procedure sanzionatorie, mediante software, l’archiviazione ottica interesserà tutti i documenti relativi ad ogni singolo procedimento sanzionatorio di cui sarà alimentato il proprio fascicolo digitale.